Los empresarios, vienen obligados a llevar determinados libros los cuales han de ser legalizados por el registrador mercantil, debiendo presentarse de forma obligatoria por vía telemática, de tal forma que se dote de seguridad y certeza al contenido de los mismos.

¿Que tipos de libros existen?

Son dos los libros que obligatoriamente han de llevar los empresarios: los libros contables y los libros societarios.

Los libros contables

En cuanto a los libros contables, las sociedades mercantiles deben llevar una contabilidad ordenada, de forma que se lleve un control del conjunto de sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

En este sentido, la ley exige la llevanza de los siguientes libros:

  1. Libro de inventarios y cuentas anuales: en él se ha detallar, con sumas y saldos, los balances de comprobación, con una periodicidad, de al menos trimestral, elaborándose conforme a las pautas establecidas en el Plan General de Contabilidad.
  2. Libro diario: se debe registrar todas las operaciones cotidianas y cronológicas de la empresa, es decir, todas las actuaciones o hechos económicos del día a día de la actividad de la empresa.

Los libros societarios

Al margen de dichos libros contables, las sociedades vienen además obligadas a la llevanza de otros libros distintos a los contables, denominados libros societarios, los cuales sirven para registrar aspectos decisivas de la vida societaria, siendo estos los siguientes:

  1. El libro o libros de actas de los órganos colegiados, en el cual se recogerán todos los acuerdos tomados por la junta general y por el consejo de administración.
  2. El libro registro de socios, el cual es el libro propio de las Sociedades Limitadas, en las que debe constar la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones, voluntarias o forzosas, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes; mientras que, en las Sociedades Anónimas, será obligatorio el libro de acciones nominativas, el cual tiene el mismo funcionamiento que el libro registro de socios, con la diferencia de que en él se detalla el accionariado de la Sociedad Anónima.
  3. Finalmente, y en el caso de sociedades unipersonales, se deberá llevar un libro registro de los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal, y un libro de actas de las decisiones del socio único.

¿Donde legalizar los libros?

La legalización de todos estos libros se debe realizar de forma obligatoria por vía telemática a través del programa Legalia 2 de la web de los Registradores de España, el cual genera un formato digital de cada libro.

¿Cuando legalizar los libros?

Los citados libros, deberán ser legalizados en el plazo máximo de cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio social, de tal forma que si el ejercicio de la sociedad coincide con el año natural, el plazo máximo sería el 30 de abril.

Por otro lado, los empresarios vienen obligados a conservar los libros durante el plazo de seis años desde el último asiento que se haya realizado en los libros.

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